HERRAMIENTAS DE POWER POINT

HERRAMIENTAS DE POWERPOINT

A diferencia de las versiones anteriores, se modificaron las barras de herramientas por pestañas, a estas se les llama fichas, cada una de ellas contiene una serie de opciones, en conjunto se le denomina banda de opciones, estas nos permiten realizar todas las tareas que necesitamos para crear una presentación electrónica. Estas pestañas son:

Pestaña de inicio

Al dar clic en esta pestaña, se despliegan otras opciones, las cuales están englobadas en seis grupos:

• Portapapeles: Aquí están las opciones para poder pegar, cortar, copiar formato, pegado especial, etc.
• Diapositivas: Tenemos las opciones de dar diseño, agregar, restablecer diapositivas
• Fuente: En esta opción podremos darle formato al texto, tipo de letra, tamaño, color, cursiva, cambiar mayúsculas por minúsculas, etc.
• Párrafo: Para darle alienación a nuestros textos, izquierda, centrado, justificado, aumentar o disminuir sangrías, insertar párrafos, etc.
• Dibujo: Opciones que nos ayudan a darle formato a los objetos, imágenes, nos permite insertar autoformas y aplicarles formato, así como organizar los objetos que utilizamos en nuestra presentación
• Edición: Podremos realizar búsquedas de texto, reemplazarlos y nos permite seleccionar objetos por medio del cursor

Pestaña insertar

En esta pestaña encontramos:

• Tabla: Nos permite insertar y darle formato a una tabla, si es que nuestro diseño lo requiere.
• Imágenes: Podremos insertar una imagen o fotografía, ya se de la galería de imágenes pre diseñadas o alguna descargada o tomada por algún dispositivo
• Ilustraciones: Aquí vamos a poder insertar formas básicas, SmartArt (diseños pre diseñados de PowerPoint) y gráficos, a su vez podremos cambiar el formato
• Vínculos: En esta opción podremos definir alguna liga o acción dentro de nuestra presentación, ya sea dentro de nuestro documento o fuera de el (Internet)
• Texto: Nos da las opciones para insertar cuadros de texto, encabezados y pie de página, insertar la opción de WordArt, fecha y hora, números de diapositivas u algún objeto (archivo en pdf, o de alguna versión diferente a PowerPoint)
• Símbolos: Si nuestra presentación lo requiere podemos insertar desde este menú alguna ecuación o símbolo especial
• Multimedia: Estas opciones son muy utilizadas para poder darle a nuestra presentación un toque más llamativo, podremos insertar vídeos o audio.

Pestaña de diseño

Las opciones que la conforman son:

• Configurar página: Para darle el tamaño, posición de los márgenes y la orientación de nuestras diapositivas
• Temas: Podremos hacer uso de algún tema ya establecido por PowerPoint para darle una vista diferente a nuestra presentación
• Fondo: Esta opción nos permite modificar el fondo de nuestras diapositivas, dependiendo de nuestros gustos o formato requerido de nuestras diapositivas

Pestaña de transiciones

Aquí tenemos las siguientes opciones:

• Vista previa: Nos sirve para ir observando cómo van quedando los diferentes formatos, animaciones, transiciones, tipos de letra colores,  que hemos aplicado a nuestra presentación
• Transición de diapositiva: Nos permite aplicar una transición adecuada a nuestra presentación, una transición es el efecto que se aplica en el cambio de una diapositiva a otra.
• Intervalos: Esta opción nos ayuda a mejorar nuestra presentación, ya que aquí podremos modificar y manipular los tiempos de las animaciones o de las transiciones, así como la forma en que se ejecutaran las transiciones, ya sea automática, con tiempo o al hacer clic al mouse.

Pestaña de animación

Esta pestaña es la que se utiliza para insertar animaciones a nuestra presentación, y contiene:

• Vista previa: Nos permite observar cómo van quedando las animaciones que se aplican a los objetos de nuestra presentación
• Animación: Aquí definimos que efecto queremos para nuestra presentación, ya sea de entrada, salida, énfasis o una trayectoria de desplazamiento
• Animación avanzada: Podremos agregar animaciones de una manera más personalizada, ya que nosotros definimos que y cual animación es especifico podremos utilizar, definir un desencadenado o la posición en la secuencia de animaciones
• Intervalos: Dentro de esta opción podremos modificar el tiempo y la posición en la cual iniciara cada una de nuestras animaciones, así como la duración de las animaciones.

Pestaña de presentación de diapositivas

Dentro de esta pestaña tenemos las siguientes opciones:

• Iniciar presentación con diapositivas: Aquí podremos definir en qué dispositiva queremos que inicie nuestra presentación, así como personalizar la presentación.
• Configurar: PowerPoint, nos permite configurar las presentaciones, aquí podremos ocultar diapositivas, grabar las presentaciones, ensayar los intervalos de tiempo antes de realizar la presentación ante el auditorio
• Monitores: Podremos configurar la resolución para poder ver bien la presentación, ya sea de un monitor o de un proyector o cañón conectado a la computadora.

Pestaña de revisar

Las opciones para esta pestaña son:

• Revisión: Podremos revisar los posibles errores ortográficos en los textos que insertamos en nuestra presentación.
• Idioma: Se activa la opción para poder traducir a varios idiomas algún texto y definir el idioma del diccionario para poder realizar las correcciones ortográficas.
• Comentarios: Aquí podremos insertar comentarios, esto nos ayudara a mejorar la presentación ya que nos puede servir como referencia o guía para explicar el tema al auditorio
• Comparar: Aquí podremos comparar los diferentes archivos de PowerPoint

Pestaña de vista

Esta pestaña consta de:

• Vistas de presentación: Aquí podemos definir como queremos que PowerPoint nos muestro o agrupe las diapositivas de nuestra presentación
• Vistas patrón: En esta opción podremos visualizar las diapositivas con un patrón predefinido por PowerPoint, esto nos sirve para poder organizar de mejor manera nuestras diapositivas de la presentación, nos ayuda para configurar nuestra presentación al momento de imprimir
• Mostrar: Nos muestra en la pantalla activa la regla, guías, líneas de cuadricula para poder colocar de mejor manera los objetos que deseamos incluir en nuestra presentación.
• Zoom: Opción que nos permite ajustar la presentación a la pantalla, hablando del tamaño de la diapositiva
• Color o escala de grises: Podremos hacer combinaciones para mostrar las diapositivas, nos sirve para ahorrar color al momento de imprimir.
• Ventana: Nos sirve para trabajar con diferentes presentaciones electrónicas o archivos, organiza la forma en que interactuamos con ellos.
• Macros: Opción que nos permite insertar alguna macro o acción programable

Pestaña de formato

Esta pestaña se activa cuando seleccionamos algún objeto, ya sea una imagen, autoforma, cuadro de texto, video, etc.

Está conformada por:

• Insertar formas: Aquí podremos seleccionar y editar las diferentes formas que están predefinidas en PowerPoint, como flechas, líneas, estrellas, etc.
• Estilos de forma: PowerPoint tiene algunos estilos ya diseñados, aquí los podremos insertar y modificar sus atributos si nuestra presentación lo requiere, como el tipo de línea, relleno y agregar algunos efectos
• Estilos de WordArt: Dentro de esta opción podremos insertar y modificar el ya famoso WordArt de PowerPoint.
• Organizar: En esta opción, podremos organizar los objetos que estemos utilizando en PowerPoint, cambiarlos de posición, enviarlos detrás o al frente de otros objetos, etc.
• Tamaño: Dentro de esta opción vamos a poder cambiar el tamaño de los objetos que tengamos seleccionados, tanto alto como ancho.

Pestaña de acceso rápido

Esta barra la encontramos en la parte superior izquierda de la pantalla principal, esta pestaña nos sirve para colocar en ella los iconos o tareas más repetidas o las que más frecuentemente usamos al realizar una presentación electrónica, con esto logramos reducir el tiempo para elaborar nuestra presentación.

PowerPoint tiene por default o por defecto tres iconos, guardar, deshacer y rehacer, pero podemos personalizarla para agregar algunos mas que no sean útiles, para ello debemos dar clic en este icono

Nos aparecerá la siguiente pantalla

Aquí podremos seleccionar el icono que deseamos y aparecerá en la barra de inicio, si no encontramos el deseado, podremos agregarlo dando clic en:

Pestaña de archivo

Esta es primera pestaña de PowerPoint, aquí podremos realizar varias opciones como:

 

HERRAMIENTAS DE EXCEL

HERRAMIENTAS DE EXCEL 

• DUPLICAR HOJAS: Consiste en crear un clon, con el fin de tener una muestra en caso de dañarse la copia original. Se puede realizar el procedimiento de varias formas:

1. A la etiqueta de la hoja, se le da un clic derecho, de la lista se selecciona la opción Mover o Copiar una hoja, en la parte inferior se activa a la casilla de verificación de crear una copia, y por último se da un clic en aceptar.
2. Otra alternativa, es ubicar el cursor sobre el nombre de la etiqueta de la hoja, a continuación se presiona la tecla Control y con un clic sostenido se arrastra el nombre de la etiqueta a la derecha, inmediatamente se genera una copia.
3. Recuerde que se debe guardar cada vez que se realice una modificación a libros.

• SUBTOTALES: La herramienta subtotales, permite organizar la información de acuerdo a las variables que tiene la base de datos, se puede subtotalizar por la suma, promedios, máximo, entre otros; a continuación se describe el paso a paso del desarrollo de lo subtotales:

1. Crear un clon a partir de la hoja original, es bueno crear una copia del clon, con el fin de no perder los datos originales de la base de datos.
2. Antes de generar los subtotales, se debe ordenar por la variable con la cual se desea crear el subtotal.
3. En la carpeta de Datos, a la derecha encontraremos un panel denominado esquema, y luego el icono de subtotales.
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5. Después de haber ordenado la base de datos, siempre se debe seleccionar en: Para cada cambio en la misma variable por la cual se ordenó.
6. Determine el tipo de función.
7. Elija las variables por las cuales desee subtotalizar. 
8. Por último damos un clic en la opción Aceptar.

• TABLAS DINÁMICAS: Una tabla dinámica es un resumen de la información, que se presenta a través de tablas o cuadros, donde se pueden mezclar una o más variables. Para crear una tabla dinámica se deben realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar la base de datos, para ello se utiliza la combinación de teclas Control *
2. Ubíquese en la carpeta Insertar, allí se encuentra el panel Tablas, y dentro de el, Tabla dinámica.


3. En la ventana que se ve a continuación, se muestra el rango de datos seleccionados:
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5. Allí se tiene la posibilidad de seleccionar si la tabla dinámica se va a crear en una hoja de cálculo existente o en una nueva, en el caso de las hojas existentes de debe seleccionar la hoja y la celda donde se desea ubicar la tabla dinámica.
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7. Para organizar la tabla dinámica, se deben arrastrar la variables a los cuadrantes que se encuentran en el lado izquierdo de la ventana, por lo general, las variables textuales se llevan a campos de columna o de fila y a campo valores se llevan variables numéricas, pero, estas se pueden mezclar en cualquier momento o circunstancia.
8. Cuando se crean tablas dinámicas en la misma hoja, se deben ubicar una debajo de la otra, pues si estas están al lado, al filtrar datos muestra un mensaje de advertencia.
9. No olvide guardar con frecuencia. 

• COMANDOS ABREVIADOS: 

1. Control+Shift+flechas direccionales: Permite seleccionar en cualquier dirección un rango de datos.
2. Control+*(Signo de multiplicación): Selecciona un rango de datos.
3. Control+E: Selecciona la hoja de datos.
4. Control+1 (teclado superior): Formato de celdas.
5. Control+Shift+1: Coloca separadores de miles y dos decimales, a un rango de números.
6. Control+Shift+4: Coloca el signo pesos, separadores de miles y dos decimales, a un rango de números.
7. Con duplicar una hoja, se coloca el puntero del mouse sobre la etiqueta de una hoja, a control+Shift+5: Coloca el signo % (porcentaje) y dos decimales, a un rango de datos.
8. Para presiona y se sostiene la tecla control y con un clic sostenido se arrastra la etiqueta de la hoja y se genera un clon de la misma.
9. Control+G: Guardar.
10. Control+N: Pone en negrita un rango de datos.
11. Control+S: Pone en negrita un rango de datos.
12. Control+K: Pone en negrita un rango de datos.
13. Control+F1: Oculta y muestra las carpetas.
14. ALT o F10: Activa y desactiva el menú y con flechas direccionales se puede desplazar a través de las carpetas o de los iconos.
15. Control++: Después de tener una columna o una fila seleccionada, inserta nuevas columnas o filas.
16. Control+-: Después de tener una columna o una fila seleccionada, elimina las columnas o las filas.
17. Control+0: Oculta columnas.
18. F2: Sirve para editar el contenido de una celda.
19. F9: En una celda que contiene formulación, se selecciona una operación matemática, se presiona la tecla F9 y se obtiene inmediatamente la fórmula.

• INCREMENTOS: Para realizar incrementos de números se realizan los siguientes pasos:
  
  
  Se debe tener ingresado el número inicial, ejemplo el 1.En la carpeta inicio, ir la panel Modificar.
  
  

  

  
  

  Allí, se debe seleccionar el icono de Rellenar y de la lista se elige la opción series.

  
  

  
  

  
  

  A continuación, se determina si se desea incrementar por columnas o filas, el tipo de dato, el incremento y el límite.

  
  

  

  
  

  Los incrementos también se pueden realizar con fechas, escriba la fecha inicial, seleccione el rango de datos hasta donde quiera que finalicen las fechas, realice el procedimiento anterior, tenga en cuenta el tipo cronológico y la unidad de tiempo.

• PASOS PARA GUARDAR: Existen diferentes formas de guardar en Microsoft Excel 2.007 o 2.011:

1. Se puede acceder desde el Botón del Office (Versión 2.007) o desde la carpeta Archivo (Versión 2.010).


2. Cuando se va a guardar por primera vez puede ser Guardar o Guardar como, también, se puede acceder presionando la tecla de función (parte superior del teclado) F12, otra alternativa desde el icono Guardar (representado por un Disquete, parte superior de la ventana) o con la combinación de teclas Control G.


3. En la ventana que aparece a continuación, es necesario seleccionar la Unidad de disco o carpeta (puede ser Mis documentos, la USB o cualquier otra carpeta o dispositivo de almacenamiento).


4. Se debe asignar en la opción nombre, un nombre nemotécnico, es decir, un nombre relacionado con el archivo que se esta trabajando.


5. Por último, se debe seleccionar la opción Guardar.

• Para guardar constantemente, se presiona la combinación de teclas Control G o se da un clic en el icono de guardar.

• OPERACIONES MATEMÁTICAS BÁSICAS: 

1. Todas las fórmulas debe de ir en forma pegada y no separada de espacios en blanco, sólo llevaran espacios en blanco cuando estén encerrados los caracteres entre comillas " "; se utilizan las comillas del 2, esto se emplea en el SI condicional.
2. Toda fórmula comienza con el signo igual o mas ( = o + ) y se finaliza con la tecla Enter o Intro para aceptar la fórmula.
3. En caso de tener que modificar la fórmula, ésta se edita presionando la tecla de función F2 u observando la barra de fórmulas.


Ejemplos con formulas:


CI: Celda inicial.
CF: Celda final.
K: Valor a encontrar.


Valor máximo: Es la fórmula para determinar el valor más alto de un listado.
=max(CI..CN)


Valor mínimo: Es la fórmula para determinar el valor más pequeño de la lista.
=min(CI:CF)


Promedio: Es la fórmula que suma todos los valores y lo divide entre la cantidad de términos.
=promedio(CI..CF)


Suma: Es la fórmula que se encarga de sumar todos los valores de una fila o una columna.
=suma(CI:CF)


k.esimo.mayor: Determina dentro de un rango de datos el valor K más alto después del valor máximo.
=k.esimo.mayor(CI..CF;K)


k.esimo.menor: Determina dentro de un rango de datos el valor X más bajo después del valor mínimo.
=k.esimo.menor(CI..CF;K)
Contar.si: Cuenta dentro de un rango de datos o matriz de datos la frecuencia con que éste de repite.
=contar.si(CI:CF;#/letra requerida)